Créer un cahier des charges pour une agence web

Toute entreprise souhaitant structurer un minimum ses équipes et projets se doit d'établir un cahier des charges. Celui-ci sera rédigé pour mener à bien divers projets. En quoi une agence web est-elle concernée par un cahier des charges ? Comment le mettre en place et par qui ?

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges, un document technique pour tous les besoins

Votre CDC (Cahier des charges) d'entreprise représentera votre vitrine pour présenter votre projet à votre agence web.

Il s'agit d'un guide, un plan de route permettant de guider un projet défini. Cette trame générale est distribuée à chaque intervenant de l'agence dans le cadre du projet précis. Si un e-commerçant fait appel à une agence web, il devra y intégrer chacun de ses besoins pour les différents intervenants.

La conception du CDC tient compte des attentes de son développeur et des exigences précises du projet. Son objectif ? Soulever chaque phase de la création ou de la refonte d'un site web, son intérêt, son déroulement précis, en bref chaque chose qui se rapportera au projet à mener par l'équipe de l'agence.

Par conséquent, chaque intervenant bénéficiera des mêmes informations que ses collaborateurs, pour que chacun connaisse la ligne directrice du projet de création de site.

L'acquisition de ces différentes bases assurera la réussite de ce dernier. Notez qu'il pourra subir une extension à chaque nouvelle idée d'amélioration.

Un cahier des charges pour une agence web

Une agence web devra pouvoir monter un projet de création de site précis (rédaction de contenus, charte graphique, UX, etc.). Qu'il s'agisse d'un e-commerçant, d'un site de vente de voyage, ou de la création d'une plateforme de netlinking, l'agence web doit pouvoir se reposer sur un projet structuré, où les contraintes et la ligne à suivre sont indiquées.

L'esprit du cahier des charges sera guidé par les objectifs de réussite, les prévisions à court et long terme et la performance attendue du site à créer.

Vous pourrez ainsi y inclure les résultats espérés à long terme, via des techniques précises mises en place : site destiné à minimiser le taux de rebond ; quels mots-clés utiliser en fonction de l'activité du site à créer ? Quelles techniques mettre en place pour atteindre un prospect ? (bouton d'appel à l'action dit Call To Action par exemple) Comment atteindre un taux de conversion optimal ? etc.

Chaque intervenant avancera main dans la main avec le webmaster ou le chef de projet de l'agence, pour la bonne réussite de votre developpement web. Avec un strict respect des consignes et un bon pouvoir d'adaptation à un plan imposé, le site web final sera une réussite !

agence web MW-Concept

Qu'est-ce qu'un bon contenu pour un cahier des charges ?

Votre cahier des charges devra être aussi clair et complet que possible pour parler à son public cible et le plonger dans l'esprit du projet. Sa structure s'organisera autour d'une matière variée et explicative, accessible à tous les intervenants. Pour commencer, son titre devra directement informer sur les termes du projet web à accomplir.

Vous y ferez figurer un menu présentant chaque niveau du programme. Chaque espace sera ensuite rempli de textes et illustrations divers : intégration de photos, graphismes en couleur, etc. Vous avez également la possibilité d'y inclure des vidéos, ainsi qu'un formulaire permettant à chacun de proposer des axes d'amélioration ou d'évolution. Son organisation et sa gestion ne tiennent qu'à vous, tant que le cahier des charges se montre aussi précis que complet.

Pourquoi faire un cahier des charges ?

Adapter son cahier des charges à son partenaire

Pour assurer la réussite de votre création de site, faites confiance à l'expertise d'une agence web et de son équipe. Chaque phase de la création et de la rédaction du cahier des charges aura pour mission l'élaboration d'un document de référence pour chaque acteur du projet au sein de l'agence.

Cet exercice permet d'avoir un modèle pour guider chaque intervenant selon vos volontés. Aucun d'eux ne pourra justifier d'une différence de renseignement, dans la mesure où la définition du projet et chaque élément y afférant sont les mêmes pour tous.

Mentionnez à votre agence chaque attente du projet, afin de favoriser le bon déroulement de votre projet de création ou de refonte de votre site. Son format n'en sera que plus adapté, et ce plan de route évitera par la suite toute erreur.

Si quelque chose venait à créer une mésentente, il sera aisé de vérifier en tout temps qui a raison, dans la mesure où l'on peut se référer à la trame du CDC. Chaque élément y sera en effet répertorié avec précision durant son élaboration. Par conséquent, la réussite de votre projet sera assurée par un CDC bien amené et élaboré avec soin.

Le cahier des charges, le lien entre l'entreprise et l'agence web

Le cahier des charges définit le contexte, la présentation et l'objectif d'un projet à l'ensemble des intervenants. Le développeur sera ainsi en mesure de connaître ses missions avec justesse.

Véritable vitrine de vos ambitions, sa trame permettra de créer un cadre structuré et défini pour que le site internet créé corresponde à vos attentes et exigences. Chaque contrainte y figure également, avec une trame permettant de les dépasser.

Chaque besoin y est ainsi répertorié dans une section précise. Chaque question est soulevée et se voit apporter une information précise.

Ce plan de route, rédigé dans ce type de format, définira donc un cadre établi, pour que chaque caractéristique primordiale relative au projet y figure.

Le cahier des charges, un exemple pour répondre à tous les besoins

Pour être fonctionnel, le CDC doit pouvoir prouver son utilité pour chaque intervenant, même un débutant. Chacun d'eux pourra le télécharger, et il apportera des précisions à chaque phase du projet dans l'intérêt de ce dernier.

Pour ce faire, générez un CDC qui fera apparaître la nature du projet, ses charges relatives, son déroulement exact, les conditions d'exécution de chaque partie, etc.

Le porteur de projet fera ainsi apparaître dans ce guide chaque exigence, sa vision du but final, chaque composante permettant de mener un projet à bien, avec ses nombreux intervenants.

Vous pensiez par exemple qu'ouvrir un e-commerce était à la portée de tous ? Cette notion est erronée ! La première des choses que vous devrez faire pour réussir sera de créer un site e-commerce capable d'attirer et de garder les clients. Il vous faudra alors définir un design attrayant, une navigation optimale, et un temps de chargement rapide, entre autres choses. Autant de points que votre agence web maîtrise. A vous d'intégrer dans votre CDC vos attentes précises, pour que le résultat final colle à vos envies et garantisse le succès de votre site.

Comment faire un cahier des charges pour votre site ?

Un contenu bien étudié dans un document technique

Commencez par présenter votre société et son état d'esprit, afin que l'équipe de l'agence web sache comment la mettre en valeur. Le projet web sera lui aussi présenté pour guider les intervenants dans la bonne voie.

Vous envisagez une refonte de site ? Précisez les points existants : trafic actuel, taux de rebond, taux de conversion, technologies jusque-là utilisées, etc.

Expliquez ensuite quel est le but du site (vente, information média, etc.), et présentez la cible que vous visez.

Vient ensuite le contenu relatif à vos attentes :

  • Quel trafic visez-vous ?
  • En quelles langues souhaitez-vous proposer votre site ?
  • Souhaitez-vous un site responsive design (même si c'est finalement aujourd'hui une évidence quasi absolue).

S'il s'agit d'un nouveau site à créer, il vous faudra également définir des points importants :

  • Avez-vous déjà un nom de domaine ?
  • Avez-vous déjà un hébergeur, et si oui, sous quelles conditions ?
  • Possédez-vous déjà des supports (logos et autres documents graphiques qui pourraient servir de base à la charte graphique du site).
  • Votre équipe est-elle déjà composée d'un webmaster, ou de tout autre responsable de projet ?

Affinez ensuite les éléments techniques de votre site :

  • Arborescence envisagée.
  • Détails de contenu : site marchant, blog joint au site e-commerce, présence d'un moteur de recherche sur le site même.
  • Boutons de call To action, etc.

N'oubliez pas de préciser les contraintes relatives à votre projet (technologies imposées, absence d'hébergement, intégration nécessaire à des systèmes…).

Enfin, précisez vos attentes pour les équipes en place, de la sélection des prestataires aux tarifs de la prestation. Vous pourrez également intégrer des modalités de suivi du projet à votre prestataire.

Intégrez votre budget dans votre CDC

Votre établissement a des besoins, mais aussi des ressources à respecter. Alors, établissez précisément le budget de votre création de site, et exposez-le dans votre cahier des charges.

Ainsi, ni vous ni votre agence de rédaction n'aurez de surprise, et aucun litige ou conflit ne pourra apparaître. Ce document pratique est en effet le support parfait pour la bonne application des prix que vous vous êtes fixés.

La construction de votre site a un coût, et vous pouvez dès le début demander une estimation de prix à votre agence web. Une manière astucieuse de réaliser votre section "budget" est de mettre par exemple du côté gauche de la page l'estimation de vos capacités budgétaires, et du côté droit la phase du projet à laquelle chaque ligne se rapporte.

Au fil du paragraphe, vous rendez ainsi compte de vos besoins et capacités (tel point constitue-t-il le tiers de votre projet ? Tel autre représente 10 %? etc.)

Il vous sera ainsi possible de réaliser des économies, en établissant un plan précis des dépenses et du budget, avec l'assistance de votre agence web.

Vous savez à présent comment mener à bien un cahier des charges pour votre agence web ! Fixez vos objectifs et contraintes, votre agence s'occupe du reste !

 

Si vous n'avez pas encore d'agence pour vous accomagner, n'hésitez pas à nous contacter nous pourrons échanger sur votre projet, rédiger votre cahier des charges et développer votre solution web.